Recomendaciones para reuniones efectivas

Existen muchas cosas que puedes hacer para tener una reunión efectiva, en nuestra experiencia nos han funcionado las siguientes reglas para respetar el tiempo de los demás para ser eficientes se logra:

  1. Seguir la agenda de trabajo. Tomar descansos de 10 min cada hora.
  2. Foco: no se atienden celulares, no se contestan correos, no se termina con pendientes y no se responden mensajes de texto.
  3. Una sola conversación a la vez, evitar mini-reuniones.
  4. Fomentar la apertura, todas la ideas son bien recibidas, no se critica; no se ataca a las personas, se cuestionan las ideas.
  5. Todos están todo el tiempo, es mejor no entrar y salir de la reunión
  6. Ser conciso en las participaciones (30 seg), no contar historias.
  7. Nombrar un responsable de cumplir las reglas y el tiempo (En algunos casos se establecen multas o castigos pero eso no siempre es bueno)

Adicionalmente a las reglas puede usarse la herramienta del

Canvas para Facilitar una Reunión

Usando esta herramienta se pueden planificar reuniones fácilmente

Son seis bloques que se llenan en forma secuencial, unos durante la reunión otros durante la reunión y otros después de la reunión.

Nuestra recomendación es como hacerlo así:

  1. El propósito: establecer el objetivo que ser persigue con la reunión y su importancia. Una forma de pensarlo es responder a: ¿Que sucede si no tenemos la reunión o si no se alcanza el objetivo?
  2. Las contribuciones: para conseguir el objetivo necesitamos acciones o aportaciones de personas. ¿Quienes deben ser parte de esta reunión y en condición de qué? ¿Que es lo que cada uno debe contribuir y de que forma?
  3. La agenda: en este apartado se define la secuencia y los tiempos en los que se realizará el la reunión para alcanzar el objetivo. ¿Quien va hablar? ¿De que temas? ¿por cuanto tiempo?.
  4. La preparación: Aquí diremos lugar y fecha, así como los pre requisitos a tomar en cuenta para ser eficientes. ¿Cuando? ¿Dónde? ¿Que debo preparar? ¿Que necesito recibir como parte del resultado?
  5. Los puntos clave: Es muy importante hacer un muy breve resumen de la reunión y los asuntos por atender. ¿Qué cosas se discutieron?, ¿Qué seguimiento se espera? y ¿qué cosas quedaron pendientes?.
  6. Las acciones: especificar lo que sigue y cuando debe estar listo. ¿Que acciones deben realizarse? ¿Quien es responsable? ¿Cuando debe estar listo?

Traducido del documento original de https://amazemeet.com/

Pueden ver el PDF en: http://masterfacilitator.com/wp-content/uploads/2016/12/The-Meeting-Facilitator-Canvas.pdf

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